Как выбрать бухгалтера для салона штор?

Одним из решающих факторов успешной деятельности любого, даже небольшого предприятия является грамотно выстроенная бухгалтерия.

В этой статье я постараюсь дать ответы на наиболее актуальные вопросы, которые часто возникают у наших клиентов:

​ Чем опасно отсутствие профессионального бухгалтера салона штор на старте?

​ Можно ли первое время обойтись без него?

​ От каких параметров салона зависит выбор между бухгалтером на аутсорсинге и в штате?

​ Какой функционал выполняют бухгалтера салонов штор и как он распределяется между сотрудниками?

В первую очередь, нужно четко понимать, что ведение бухгалтерского учета состоит из большого числа различных направлений хозяйственной деятельности.

Первое время небольшое предприятие может обходиться без бухгалтера, но вам придется самостоятельно:

​ Ввести учет товаров и продаж.

​ Считать налоги по деятельности, оплачивать их.

​ Сверять расчеты с поставщиками и покупателями.

​ Вести кадровый учет и начислять зарплату сотрудникам.

​ Оформлять банковские и кассовые документы

​ Готовить и сдавать отчетность в контролирующие органы (ПФР, ФСС, ФНС, статистику).

​ Разбираться в документообороте и отслеживать все изменения в соответствующем законодательстве.

И выполнять этот функционал надо тщательно, так как существует и активно применяется система штрафов за нарушение кассовой дисциплины, трудового законодательства, правил бухгалтерского и налогового учета, а также бухгалтерской и налоговой отчетности.

Чтобы минимизировать риски и избавить себя от необходимости осваивать тонкости бухгалтерской деятельности, на начальном этапе можно взять бухгалтера на аутсорсинге, который поможет и проконсультирует вас по выбору системы налогообложения, будет готовить от Вашего имени отчеты во все государственные органы (налоговая служба, пенсионный Фонд, фонд социального страхования), помогать проводить отчисления.

Данный вариант оптимален, если у Вас один или два салона и они не приносят большой прибыли.

Если же Ваши магазины приносят хороший доход и Вы понимаете, что оплата бухгалтера не окажет существенного влияния на размер Вашей прибыли, то лучше взять в штат постоянного бухгалтера, а в случае увеличения масштабов бизнеса, то и двух-трех.

Основными функциями бухгалтерии в предприятии являются:

​ Ведение бухгалтерского и налогового учета и финансово-хозяйственной деятельности.

​ Своевременная сдача отчетности

​ Осуществление контроля за правильным и своевременным оформлением документов;

​ Осуществление контроля за правильным и экономным расходованием средств;

​ Своевременное проведение расчетов;

​ Участие в проведении внутренних ревизий. 

В соответствии с выполняемым функционалом, мы выделяем три вида бухгалтеров:

1.​ Главный бухгалтер

2.​ Бухгалтер оператор (учет товарно-материальных ценностей)

3.​ Бухгалтер-ревизор

Главный бухгалтер отвечает за всю отчетность компании, разбирается в видах налогообложения, курирует всех остальных бухгалтеров, отвечает за все платежи (по согласованию с собственником), контролирует платежную дисциплину, следит за своевременным погашением кредитов, начисляет заработную плату сотрудникам.

В задачи бухгалтера-оператора входит подготовка и обработка всей первичной документации от поставщиков и клиентов (счета, накладные поставки, накладные перемещения) и формирование отчетов продаж. Бухгалтер-оператор может стать помощником главного бухгалтера с передачей ему части функций главного бухгалтера, таких как проведение оплат по согласованным счетам, расчет заработной платы и других.

Бухгалтер-ревизор осуществляет ревизии непосредственно в магазинах и на складах. По итогам проведенных ревизий бухгалтер подготавливает сличительную ведомость (документ по излишкам и недостачам товара) и проводит работы по выяснению обстоятельств появления излишков и недостачи, убирает пересорт позиций (а в тканевом бизнесе высокая степень возникновения таких ситуаций), проверяет весь документооборот на наличие ошибок, проверяет заново позиции, по которым есть расхождения. Цель работы ревизора: получить итог по проведенной ревизии в короткий срок. В нашей компании ревизор появился сравнительно недавно, так как, перепробовав все способы проведения ревизий и подведения итогов, мы пришли к выводу, что наем бухгалтера-ревизора в штат самый оптимальный выход для нашего бизнеса.

Хочу отметить, что все компании, как и люди, разные; единых рецептов для всех не существует, поэтому количество бухгалтеров и распределение их функциональных обязанностей может меняться в соответствии со спецификой бизнеса, объемов работ по каждому направлению и тех задач, которые наиболее актуальны для каждого конкретного предприятия.

На первом этапе, если все-таки принято решение о зачислении в штат бухгалтера на полный рабочий день, с учетом нашего многолетнего опыта отбор кандидатов рекомендую проводить по следующим критериям:

Требуется бухгалтер в единственном лице для ведения деятельности ИП 

Должностные обязанности:

- обработка первичной документации;

- предоставление отчетности в контролирующие органы (налоговая, ПФР, ФСС)

- учет денежных средств по расчетному счету

- расчеты с поставщиками

- подведение финансовых итогов работы за период

- постановка торговых точек на налоговый учет

- участие в инвентаризациях

Требования:

- знание бухгалтерского учета, 1С версии 8.2 "Бухгалтерский учет, торговля, склад".

- навыки работы в учетных системах

- профильное образование

- ответственность, внимательность, усидчивость

- умение работать с большим объемом информации

Если масштабы Вашего бизнеса  требуют зачисления в штат не одного, а двух и более бухгалтеров, то в качестве примера приведу структуру и функциональные обязанности сотрудников отдела бухгалтерии в нашей компании.

У нас штат бухгалтерии состоит из следующих специалистов:

​ Главного бухгалтера

​ Старшего бухгалтера (бухгалтер-оператор с функцией помощника главного бухгалтера)

​ Двух бухгалтеров-операторов

​ Одного бухгалтера-ревизора

Чтобы было понятно, каким образом распределен функционал и должностные обязанности сотрудников отдела бухгалтерии, ниже я приведу функциональные обязанности каждого из них, а также перечень требований к их компетенциям, которыми мы руководствовались при приёме на работу.

Профили бухгалтеров.

Главный бухгалтер

Функциональные обязанности:

- Организация и контроль работы коллектива бухгалтерии

- Организация, ведение и контроль бухгалтерского и налогового учета в полном объёме, налоговое планирование

- Подготовка и своевременная сдача отчетности в налоговые органы и фонды (ПФР, ФСС, ИФНС, Статистику)

- Контроль соблюдения порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств организации

- Расчёт заработной платы, начислений и налогов, страховых взносов

- Взаимодействие с государственными налоговыми и иными органами

- Работа с банками

- Ведение кадрового учёта

- Контроль дебиторской и кредиторской задолженности

- Контроль движения ТМЦ, ОС, денежных средств, движимого и недвижимого имущества, взаиморасчёты с поставщиками и покупателями.

- Контроль соблюдения кассовой дисциплины,

- Работа с договорами по финансово-хозяйственной деятельности организации

- Управленческий учёт

Требования к кандидату:

- Высшее экономическое образование по специальности "Бухгалтерский учёт, анализ и аудит"

- Опыт работы в должности главного бухгалтера, опыт управления коллективом

- Практические знания программ: «1С: Предприятие 8.3», «1С: Управление торговлей 11», «Камин», "Клиент-банк"; знание справочно-правовых систем: "Консультант+", "Гарант".

- Уверенный пользователь ПК;

- Знание НК РФ, ГК РФ, ТК РФ, ПБУ

- Практические глубокие знания НДС, налог на прибыль

- Опыт ведения всех участков бухгалтерского и налогового учёта в полном объёме (от первичной документации до сдачи отчетности)

- Опыт ведение учёта в различных системах налогообложения: (ОСНО, УСН (доходы, доходы минус расходы), ЕНВД)

- Опыт одновременного ведения нескольких юридических лиц

- Опыт прохождения проверок контролирующих органов: документальных, камеральных, выездных

- Опыт предоставления в ИФНС отчётности в электронном виде

- Желателен опыт работы в торговой компании

- Опыт управленческого учёта

- Аналитический склад ума, внимательность, стрессоустойчивость

- Ответственность за принимаемые решения и результат

Бухгалтер-оператор (по учету ТМЦ)

Функциональные обязанности:

- Учет операций по материалам и ТМЦ (поступление товара, реализация товара, перемещение товара)

- Работа с документацией, контроль документооборота по движению товара

- Организация документооборота и порядка документального оформления и своевременного отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением ТМЦ

- Формирование актов сверки взаиморасчетов с контрагентами

- Участие в организации документооборота по участкам бухгалтерского учета

- Участие в составлении бухгалтерской отчетности

Требования к кандидату:

- Высшее экономическое, бухгалтерское образование

- Опыт работы в аналогичной должности (от 1 года)

- Уверенный пользователь ПК (знание программ: MS Office, 1С: Предприятие 8.3, 1С: Управление торговлей 11)

- Знание плана и корреспонденции счетов

- Аналитический склад ума, ответственность, внимательность, аккуратность, стрессоустойчивость

- Стремление к профессиональному росту и развитию 

Бухгалтер-ревизор:

Функциональные обязанности:

- Контроль достоверности учета поступающих ТМЦ и денежных средств

- Проведение инвентаризаций, плановых и внеплановых проверок документооборота, связанного с учетом ТМЦ и денежных средств

- Проведение выездных ревизий в торговых точках, участие в проведении инвентаризаций на складе

- Отчётность по результатам ревизий, участие в разработке и внедрении мероприятий по сохранности ТМЦ

- Своевременное оформление результатов ревизии для принятия необходимых мер

Требования к кандидату:

- Высшее образование (бухгалтерское, экономическое)

- Опыт работы в аналогичной должности не менее 1 года

- Знание порядка проведения документальных ревизий и проверок, правильности ведения бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций

- Уверенный пользователь ПК: знание программ MS Office, интернет, 1С: бухгалтерия, торговля и склад

- Аналитический склад ума, ответственность, внимательность

В заключение хочу сказать, что грамотно поставленный бухгалтерский учет в компании, четкое распределение функциональных обязанностей сотрудников – это залог её успеха и финансового благополучия. Буду рад, если наш опыт окажется полезным. Успехов Вам в бизнесе!